Un ERP ancien (plus de 20 ans), développé sur une technologie obsolète et maintenu en interne, ne permet plus à une Entreprise de 300 personnes d’évoluer. La solution SAP doit être en mesure de soutenir les changements en cours et à venir. Par exemple, permettre plus de communication / échange avec l’extérieur (envoi de mail, échange de fichiers…), supporter un nouveau processus de production à la commande, etc…. Le projet va faire évoluer les méthodes de travail, les organisations et les processus afin que l’Entreprise soit plus efficace au sein des différents services concernés : commercial, logistique, achat, contrôle de gestion, comptabilité, …. L’enjeu majeur est de dégager des gains de temps, qui seront consacrés à l’amélioration des analyses financières, à gagner des capacités de négociation commerciale et à augmenter la flexibilité. Autre gain, la visibilité des données, qui permet par exemple de disposer en temps réel des stocks de matières premières et de produits finis.
Le projet doit également réécrire les processus, ce qui améliorera l’intégration de nouveaux arrivants.
Mission et objectifs
Par volonté d’abaisser les coûts et de flexibiliser le projet tout en le fiabilisant, l’Entreprise a décidé de travailler avec des indépendants pour le volet fonctionnel. L’objectif est d’implanter SAP S/4 HANA en un an et demi, ce que la COVID viendra contrarier de quelques mois.
Mise en œuvre
La mise en œuvre est classique, avec un « blue print » suivi par les paramétrages et les développements. Nous sommes allés aussi loin que possible dans l’utilisation des fonctionnalités de SAP, malgré la nouveauté de certains modules. Nous avons par exemple été parmi les toutes premières installations de SAP TM embedded et de eWM, ce qui a permis une gestion extrêmement fine des palettes, de la sortie de fabrication au rangement dans le camion.
Un très bel effort a été fait du côté des « super-utilisateurs » (key-users) avec une quinzaine de collaborateurs impliqués à plein temps dans le projet. L’accent a également été mis sur les procédures, d’où la nécessité d’un accompagnement au changement. L’équipe informatique interne a été toujours présente, en support efficace des super-utilisateurs, le DSI prenant en charge la gestion du projet.
Un accent particulier a été porté aux tests d’acceptance (UAT), qui se sont déroulés dans une grande salle pour faciliter la communication inter-modules.
Le démarrage s’est déroulé dans les meilleures conditions possibles, malgré la COVID venue s’inviter sans prévenir !
Crédits
Marc LAMBERT : accompagnement au changement
Denis ROUSSEAU : conception et mise en œuvre modules MM, SD, TM, PP-PI, QM et PM
Simon DAMAY : modules MM et Workflow
Philippe : module SD
Vincent : module eWM
Mark et Frank : modules CO et FI
Cédric : module BI